Tijdelijke (gratis) licenties
voor PO en VO | gepubliceerd op 29 september 2020
Veel leveranciers van digitale leermiddelen bieden af en toe tijdelijk gratis licenties aan, of een uitbreiding van die licenties. Snel handelen is soms belangrijk, maar mag niet ten koste gaan van de privacy van leerlingen of van de verplichtingen van een schoolbestuur om aan de AVG te voldoen.
Hieronder vind je enkele stappen die je helpen afspraken met leveranciers over privacy en beveiliging snel en praktisch te regelen.
Bestaande overeenkomst
Wil je digitale producten gebruiken van een bekende leverancier?
- Controleer eerst of het systeem inderdaad al binnen jouw schoolbestuur gebruikt wordt, bijvoorbeeld op een andere locatie. Voor veelgebruikte leermiddelen is dit vaak het geval.
- Check of er al een verwerkersovereenkomst aanwezig is. Deze kan gemakkelijk worden uitgebreid.
- Gebruik het product alvast en zorg in een later stadium voor de juiste administratieve verwerking.
Nieuwe overeenkomst
Wil je digitale producten gebruiken van een nieuwe leverancier?
- Volgens de AVG moet je een verwerkersovereenkomst afsluiten voordat je het product gaat gebruiken.
- Om zo snel mogelijk te kunnen handelen, hebben veel leveranciers hun standaard verwerkersovereenkomst op hun website geplaatst. Je kunt er daarom van uitgaan dat je onder die voorwaarden met hen afspraken kunt maken.
- Je kunt de producten alvast gebruiken en later aan de slag gaan met de verwerkersovereenkomsten.
Overeenkomsten met nieuwe partijen
Wil je producten gebruiken van een leverancier die zijn verwerkersovereenkomst niet op zijn website heeft gepubliceerd?
- Ga na of de partij het privacyconvenant heeft ondertekend. Bekijk daarvoor de lijst met ondertekenaars van het privacyconvenant.
- Heeft de leverancier het privacyconvenant ondertekend? Neem dan per e-mail contact op met de leverancier. Deze moet bevestigen – op een later moment – wél een overeenkomst te willen afsluiten volgens het privacyconvenant. Vraag de leverancier eventueel het concept of model alvast mee te sturen.
Je kunt de formele actie uitstellen tot een later moment. Dit biedt ruimte om én de privacy goed te borgen én snel aan de slag te gaan met digitale licenties.
- Conformeert een partij zich helemaal niet aan het privacyconvenant? Vraag jezelf dan af of je het product wel echt wilt gebruiken. Het is niet aan te raden dit tijdelijk zonder verwerkersovereenkomst te doen.
Zie voor meer informatie over het afsluiten van verwerkersovereenkomsten de ‘Aanpak IBP’ van Kennisnet.
Einddatum van de licentie
Tips voor het werken met een tijdelijke licentie:
- Let bij het maken van afspraken op de einddatum van de licentie.
- Haal opdrachten die meetellen voor bijvoorbeeld schoolexamen of de overgang naar een volgend leerjaar uit het systeem. Zo heb je, nadat de tijdelijk licentieperiode is afgelopen, nog wel de beschikking over de gemaakte opdrachten.